QUY TRÌNH XIN CẤP LẠI SỔ ĐỎ KHI BỊ MẤT

1. Chuẩn bị hồ sơ

Trước hết, người dân cần soạn thảo Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất (Mẫu 11/ĐK), ghi rõ lý do đề nghị cấp lại (Sổ đỏ bị mất, rách nát không thể đọc được, cháy hủy). Kèm theo đơn là:

• Giấy tờ tùy thân (bản sao công chứng CCCD)
• Giấy xác nhận đã niêm yết thông báo mất Sổ đỏ:
• Cá nhân/hộ gia đình: xác nhận của UBND xã đã niêm yết công khai tại trụ sở xã và khu dân cư trong 15 ngày.
• Tổ chức hoặc cá nhân người Việt định cư ở nước ngoài: giấy tờ chứng minh đã đăng 3 lần thông tin mất Sổ đỏ trên báo chí, đài phát thanh địa phương.
• Nếu Sổ đỏ gốc từng bị thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, bổ sung giấy tờ xác minh của cơ quan chức năng.

Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác giấy tờ là bước then chốt để hồ sơ nhanh chóng được chấp nhận và xử lý kịp thời.

2. Nộp hồ sơ và tiếp nhận

Người dân có thể nộp một bộ hồ sơ tại một trong các cơ quan sau:

1. Bộ phận Một cửa của UBND cấp tỉnh/huyện/xã
2. Văn phòng Đăng ký Đất đai (VPĐKĐĐ) hoặc chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai tại địa phương.

Nếu nộp tại Bộ phận Một cửa, hồ sơ sẽ được chuyển tiếp đến VPĐKĐĐ có thẩm quyền. Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy biên nhận hồ sơ, đồng thời hẹn giới thiệu thời gian nhận kết quả (không quá 10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đủ điều kiện).

3. Kiểm tra, niêm yết công khai

Sau khi tiếp nhận, VPĐKĐĐ thực hiện kiểm tra trong cơ sở dữ liệu địa chính:

• Nếu phát hiện thửa đất đã chuyển nhượng hay đang thế chấp tại ngân hàng, VPĐKĐĐ sẽ trả lại hồ sơ, yêu cầu người sử dụng đất hoàn thiện nghĩa vụ chuyển quyền hoặc giải chấp trước khi cấp lại.
• Nếu thửa đất còn đủ điều kiện cấp Sổ đỏ, VPĐKĐĐ chuyển thông tin đến UBND cấp xã nơi có đất để niêm yết công khai trong 15 ngày. Mục đích là để cộng đồng kịp thời phản ánh trường hợp giả mạo, tranh chấp, hoặc Sổ đỏ bị rơi vào tay kẻ xấu.

UBND cấp xã sau 15 ngày sẽ lập biên bản kết thúc niêm yết, gửi lại VPĐKĐĐ để tiến hành bước tiếp theo.

4. Hủy sổ cũ và cấp lại sổ mới

Khi có xác nhận niêm yết của UBND cấp xã, VPĐKĐĐ sẽ:

1. Hủy Sổ đỏ cũ trong hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.
2. Trích lục hoặc trích đo bản đồ địa chính nếu GCNQSDĐ cũ chưa dùng bản đồ địa chính hoặc chỉ có bản giấy đã rách nát (theo Khoản 3 Điều 37). Chi phí trích đo do người sử dụng đất chịu theo quy định.
3. Cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.
4. Cấp lại Giấy chứng nhận mới cho người sử dụng đất.

Toàn bộ bước này phải hoàn thành trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ và biên bản niêm yết.

5. Chi phí phải nộp

• Lệ phí cấp lại GCN: thường do HĐND tỉnh quyết định (50.000–200.000 đồng/tờ).
• Phí đo đạc (nếu trích đo bản đồ địa chính): theo thỏa thuận với đơn vị đo đạc có phép.
• Phí đăng tin (nếu là tổ chức): chi trả cho báo chí, đài địa phương.
• Các khoản phí khác (nếu phát sinh): lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ… theo quy định địa phương.

6. Lưu ý quan trọng

• Hồ sơ phải chính xác, đầy đủ: sai sót sẽ dẫn đến trả hồ sơ nhiều lần.
• Không được chuyển nhượng hay thế chấp trong quá trình cấp lại.
• Theo dõi chặt tiến độ qua biên nhận và lịch hẹn của cơ quan để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng.
• Cập nhật quy định mới: Bộ TN&MT và UBND các cấp có thể ban hành văn bản hướng dẫn, sửa đổi mẫu đơn, mẫu tờ khai.

Như vậy, việc cấp lại Sổ đỏ khi mất, mặc dù có nhiều công đoạn nhưng vẫn được pháp luật đảm bảo công khai, minh bạch và hoàn tất trong thời gian ngắn.

Bạn vừa đọc bài viết QUY TRÌNH XIN CẤP LẠI SỔ ĐỎ KHI BỊ MẤT thuộc trang Hỏi đáp đất đai trên website: brl.vn. Hẹn gặp bạn ở những bài viết sau.