Xuất hóa đơn điện tử sau ngày 01/7/2025: Dùng địa chỉ cũ hay mới khi thay đổi địa giới hành chính?

1. Dẫn nhập

Từ ngày 01/7/2025, việc điều chỉnh địa giới hành chính theo các nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội sẽ chính thức có hiệu lực. Một số tỉnh, huyện, xã sẽ được sáp nhập, đổi tên hoặc chia tách. Điều này dẫn đến thay đổi về địa chỉ đăng ký kinh doanh, làm phát sinh một số vướng mắc thực tiễn trong việc xuất hóa đơn điện tử, đặc biệt là câu hỏi: doanh nghiệp có bắt buộc phải cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử hay không? Và nếu chưa cập nhật thì hóa đơn có còn hợp pháp? Bài viết này sẽ phân tích rõ khía cạnh pháp lý liên quan đến vấn đề địa chỉ trên hóa đơn điện tử trong bối cảnh thay đổi địa giới hành chính, làm rõ căn cứ pháp luật hiện hành và hướng xử lý phù hợp cho doanh nghiệp.

2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh nội dung hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc, trong đó có tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. Địa chỉ ghi trên hóa đơn phải thống nhất với thông tin đã đăng ký tại cơ quan thuế, căn cứ vào dữ liệu trong hệ thống đăng ký thuế hoặc đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp địa giới hành chính thay đổi mà doanh nghiệp chưa kịp điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) thì có thể phát sinh tình trạng địa chỉ ghi trên hóa đơn khác với địa chỉ mới trên hệ thống thuế.

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế năm 2019, cụ thể là các điều liên quan đến đăng ký thuế, người nộp thuế có trách nhiệm thông báo kịp thời khi có thay đổi thông tin đăng ký. Tuy nhiên, đối với trường hợp địa chỉ thay đổi do yếu tố hành chính (như sáp nhập xã, huyện, đổi tên đơn vị hành chính), thì doanh nghiệp không bắt buộc phải làm thủ tục điều chỉnh đăng ký kinh doanh nếu các yếu tố nhận diện pháp lý không thay đổi (ví dụ như không thay đổi số nhà, tên đường cụ thể của trụ sở).

3. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu và quyền lựa chọn của doanh nghiệp

Trong thực tiễn, cơ quan thuế sẽ là đơn vị đầu tiên cập nhật lại hệ thống địa chỉ doanh nghiệp theo danh mục địa giới hành chính mới do Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành. Căn cứ dữ liệu này, hệ thống quản lý thuế và hóa đơn điện tử quốc gia sẽ tự động cập nhật địa chỉ mới cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thông qua cổng của Tổng cục Thuế thì địa chỉ hóa đơn sẽ được đồng bộ với dữ liệu này.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thông qua nhà cung cấp giải pháp trung gian, việc cập nhật địa chỉ mới trên mẫu hóa đơn sẽ phụ thuộc vào việc nhà cung cấp có cập nhật dữ liệu theo hệ thống của cơ quan thuế hay không. Trong trường hợp địa chỉ trên hóa đơn vẫn là địa chỉ cũ, nhưng khớp với thông tin trên GCNĐKDN và chưa có vi phạm nghĩa vụ khai báo, thì hóa đơn vẫn được xem là hợp lệ. Việc tồn tại đồng thời hai loại địa chỉ (địa chỉ cũ trong đăng ký kinh doanh và địa chỉ mới theo mã địa giới hành chính) sẽ được chấp nhận nếu có căn cứ rõ ràng và hợp pháp.

4. Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử khi địa chỉ chưa cập nhật

Căn cứ theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi có đầy đủ nội dung, được lập đúng thời điểm, đúng đối tượng, và phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong trường hợp địa chỉ chưa cập nhật theo địa giới hành chính mới nhưng vẫn phản ánh đúng trụ sở thực tế của doanh nghiệp, hóa đơn vẫn đảm bảo tính pháp lý. Trừ khi doanh nghiệp có sự thay đổi thực sự về trụ sở (di chuyển văn phòng), việc chỉ thay đổi tên địa bàn hành chính (ví dụ từ “phường A” thành “phường B”) không làm mất hiệu lực của hóa đơn.

Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro bị cơ quan kiểm tra, kiểm toán nghi ngờ về tính hợp lệ, doanh nghiệp nên lưu giữ văn bản giải trình hoặc thông báo từ cơ quan thuế về việc cập nhật địa giới hành chính. Điều này nhằm chứng minh rằng việc địa chỉ trên hóa đơn không trùng khớp với địa chỉ trên hệ thống là do yếu tố khách quan từ thay đổi hành chính.

5. Doanh nghiệp có bắt buộc điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

Luật Doanh nghiệp hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh GCNĐKDN trong trường hợp thay đổi địa giới hành chính mà không ảnh hưởng đến yếu tố nhận diện pháp lý cơ bản (số nhà, tên đường, phường, quận...). Theo đó, việc điều chỉnh là khuyến khích nhằm đồng bộ thông tin, tránh mâu thuẫn dữ liệu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện, thì cũng không bị xử phạt, miễn là địa chỉ cũ vẫn xác định rõ được trụ sở thực tế của doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu đồng nhất tất cả thông tin pháp lý trên các văn bản, đặc biệt là khi giao dịch với ngân hàng, đối tác nước ngoài hoặc tham gia đấu thầu, thì việc chủ động điều chỉnh GCNĐKDN là nên làm. Nhưng nếu doanh nghiệp chủ yếu hoạt động nội địa, không có yêu cầu khắt khe về hồ sơ pháp lý đồng bộ thì có thể chờ cập nhật đồng loạt theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

6. Vai trò của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn của các đơn vị trung gian, trách nhiệm cập nhật địa chỉ hành chính mới phụ thuộc vào năng lực và tốc độ đồng bộ dữ liệu của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ xem địa chỉ thể hiện trên mẫu hóa đơn có đúng với dữ liệu mới hay không. Nếu có sự khác biệt, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp thực hiện cập nhật hoặc gửi văn bản xác nhận địa chỉ cũ vẫn hợp lệ để phòng trường hợp cần giải trình sau này.

Ngoài ra, nhà cung cấp phần mềm cũng cần có trách nhiệm phổ biến chính sách thuế mới, thông báo cho khách hàng về những thay đổi hành chính có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hóa đơn. Trong thời gian đầu sau sáp nhập hành chính, các phần mềm nên cho phép sử dụng cả hai dạng địa chỉ (cũ và mới) để bảo đảm quyền lựa chọn và linh hoạt trong thực tiễn.

7. Một số kiến nghị áp dụng

Thứ nhất, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ hệ thống hóa đơn, dữ liệu đăng ký thuế và đăng ký kinh doanh để xác định mức độ cập nhật thông tin hành chính. Nếu địa chỉ chưa đồng bộ, cần ghi chú rõ trong sổ sách kế toán và lưu giữ văn bản chứng minh lý do.

Thứ hai, doanh nghiệp nên có văn bản nội bộ giải thích về việc sử dụng địa chỉ cũ hoặc mới trên hóa đơn trong thời gian chuyển tiếp. Văn bản này có thể đính kèm khi nộp báo cáo tài chính hoặc trình bày trong các buổi kiểm tra thuế.

Thứ ba, nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nên chuẩn hóa quy trình cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử giữa các đơn vị trực thuộc để tránh sai lệch dữ liệu hoặc bị đánh giá không đồng bộ khi thanh tra.

8. Kết luận

Từ ngày 01/7/2025, việc thay đổi địa giới hành chính sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh GCNĐKDN ngay lập tức, và hóa đơn điện tử có địa chỉ chưa cập nhật theo địa giới mới vẫn được xem là hợp lệ nếu đảm bảo nội dung chính xác và phản ánh đúng giao dịch thực tế. Doanh nghiệp cần hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, chủ động phối hợp với cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn để đảm bảo tính tuân thủ và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh.

Trường hợp cần tư vấn chi tiết, khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:

Công ty Luật TNHH Bright Legal - Khách hàng là trọng tâm

Trụ sở chính:

Địa chỉ: Lô 128 Sunrise K, The Manor Central Park, đường Nguyễn Xiển, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0866.625.968 - 0866375617

Hotline: 0913899635 - 0906219525

Email: [email protected]

Chi nhánh Kiên Giang

Địa chỉ: Số 254 Nguyễn Trung Trực, phường Dương Đông, Tp. Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang

Điện thoại: 0775.921.888

Email: [email protected]

Chi nhánh Hà Tĩnh

Địa chỉ: Số 03 Lý Nhật Quang, thị trấn Thạnh Hà, huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh

Điện thoại: 0906219525 - 0963331555