Cập Nhật Quy Định Về Thay Đổi Nội Dung Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Năm 2025: Chi Tiết Thủ Tục và Hồ Sơ

Theo Mục 2 của Quyết định 2353/QĐ-BTC năm 2025, quy trình đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh được phân thành hai phương thức chính: trực tiếp/qua bưu chính và qua mạng thông tin điện tử, với những điểm đáng chú ý sau:

1. Trường Hợp Đăng Ký Trực Tiếp Hoặc Qua Dịch Vụ Bưu Chính

1.1. Thời Hạn và Cơ Quan Tiếp Nhận Hồ Sơ

Trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi đối với một trong các nội dung như: tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh, vốn kinh doanh, ngành, nghề kinh doanh, và các nội dung đăng ký thuế (trừ phương pháp tính thuế), chủ hộ kinh doanh có trách nhiệm tiến hành đăng ký thay đổi.

Hồ sơ sẽ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đã đăng ký trụ sở, hoặc có thể là bất kỳ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nào trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi hộ kinh doanh có trụ sở. Điều này mang lại sự linh hoạt đáng kể cho chủ hộ kinh doanh.

Lưu ý đặc biệt:

Thay đổi địa chỉ trụ sở liên quan đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến việc thay đổi Cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hộ kinh doanh phải hoàn tất các thủ tục chuyển trụ sở với Cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về thuế trước khi thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

Thay đổi chủ hộ kinh doanh do ủy quyền: Trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh ủy quyền cho một thành viên khác làm chủ hộ, hồ sơ đăng ký thay đổi sẽ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đã đăng ký trụ sở hoặc Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong cùng tỉnh/thành phố.

Thay đổi chủ hộ kinh doanh do sự kiện pháp lý: Đối với các trường hợp thay đổi chủ hộ do chủ hộ cũ qua đời, bị Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, hộ kinh doanh cũng nộp hồ sơ tương tự tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đăng ký trụ sở hoặc tại một Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã bất kỳ trong cùng tỉnh/thành phố.

Hộ kinh doanh hai thành viên: Trong trường hợp hộ kinh doanh chỉ có hai thành viên mà chủ hộ kinh doanh hiện tại gặp các sự kiện pháp lý như qua đời, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, thành viên còn lại sẽ đương nhiên trở thành chủ hộ kinh doanh. Thủ tục đăng ký thay đổi sẽ được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã tương tự như các trường hợp trên.

1.2. Quy Trình Xử Lý Hồ Sơ

Sau khi Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi, họ sẽ cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và thông báo thời gian hẹn trả kết quả cho người nộp.

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cập nhật các thông tin thay đổi của hộ kinh doanh vào Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.

Hồ sơ hợp lệ: Nếu hồ sơ đáp ứng đủ các yêu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới cho hộ kinh doanh trong trường hợp có thay đổi các nội dung về tên hộ kinh doanh, địa chỉ trụ sở, chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh, vốn kinh doanh, hoặc ngành, nghề kinh doanh.

Hồ sơ chưa hợp lệ: Nếu hồ sơ có điểm chưa phù hợp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ gửi thông báo bằng văn bản, nêu rõ các nội dung cần sửa đổi, bổ sung để hộ kinh doanh hoàn thiện.

2. Trường Hợp Đăng Ký Qua Mạng Thông Tin Điện Tử

Phương thức đăng ký qua mạng thông tin điện tử là một tiện ích hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho hộ kinh doanh:

2.1. Đăng Nhập và Kê Khai Hồ Sơ

Người nộp hồ sơ sẽ sử dụng tài khoản định danh điện tử của mình để đăng nhập vào Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh.

Sau khi đăng nhập thành công, người nộp hồ sơ sẽ tiến hành kê khai các thông tin cần thay đổi, tải các văn bản điện tử cần thiết, thực hiện ký số hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng thông tin điện tử, và thanh toán lệ phí theo quy trình hướng dẫn trên Hệ thống.

2.2. Tiếp Nhận và Xử Lý Hồ Sơ Điện Tử

Ngay sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và thông báo hẹn trả kết quả thông qua hệ thống điện tử.

Các thông tin đăng ký hộ kinh doanh trên Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh sẽ được tự động truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế. Điều này nhằm mục đích phối hợp và trao đổi thông tin hiệu quả giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã và Cơ quan thuế, đảm bảo sự đồng bộ trong quản lý.

Hồ sơ điện tử đủ điều kiện: Nếu hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ thực hiện cấp đăng ký hộ kinh doanh và thông báo cho hộ kinh doanh về việc này qua mạng thông tin điện tử.

Hồ sơ điện tử chưa đủ điều kiện: Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử yêu cầu hộ kinh doanh sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Hồ Sơ Đăng Ký Thay Đổi Nội Dung Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Gồm Những Gì?

Quyết định 2353/QĐ-BTC năm 2025 cũng quy định chi tiết các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

1. Thay Đổi Tên, Địa Chỉ, Vốn, Ngành Nghề Kinh Doanh, Nội Dung Đăng Ký Thuế (Trừ Phương Pháp Tính Thuế)

Hồ sơ trong trường hợp này bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh do chính chủ hộ kinh doanh ký.

Biên bản họp nhóm cá nhân tham gia hộ kinh doanh về việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh (áp dụng đối với các hộ kinh doanh được thành lập bởi nhóm cá nhân trước ngày Nghị định số 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành).

2. Thay Đổi Chủ Hộ Kinh Doanh Do Ủy Quyền Của Thành Viên Hộ Gia Đình

Hồ sơ cần có:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh. Điều quan trọng là văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.

3. Thay Đổi Chủ Hộ Kinh Doanh Do Chủ Hộ Chết Hoặc Mất Năng Lực Hành Vi Dân Sự

Áp dụng cho hộ kinh doanh do thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, khi chủ hộ cũ qua đời, bị Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi. Hồ sơ bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.

Bản sao văn bản ủy quyền của các thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh (phải được công chứng hoặc chứng thực).

Bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

4. Hộ Kinh Doanh Có Hai Thành Viên Mà Chủ Hộ Cũ Gặp Sự Kiện Pháp Lý

Trường hợp hộ kinh doanh chỉ có hai thành viên mà chủ hộ kinh doanh hiện tại qua đời, bị Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, thành viên còn lại sẽ trở thành chủ hộ kinh doanh. Hồ sơ cần:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố đã chết, mất tích, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

5. Thay Đổi Thành Viên Hộ Gia Đình Đăng Ký Hộ Kinh Doanh

Khi có sự thay đổi về thành viên hộ gia đình tham gia đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh sẽ gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên mới cho chủ hộ kinh doanh (trong trường hợp tiếp nhận thành viên mới). Văn bản ủy quyền này cũng phải được công chứng hoặc chứng thực.

6. Trường Hợp Ủy Quyền Thực Hiện Thủ Tục

Việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cũng được quy định rõ ràng, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và thuận tiện:

Ủy quyền cho cá nhân: Hồ sơ phải kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký hộ kinh doanh. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

Ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ: Hồ sơ cần có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức đó và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.

Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích: Nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành, có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và chủ hộ kinh doanh.

Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải công ích: Áp dụng theo quy định của trường hợp ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ.

Trách nhiệm và xác thực điện tử: Người ủy quyền và người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Cả hai bên cần thực hiện xác thực điện tử để hoàn tất quy trình. Nếu xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền sẽ thực hiện sau khi được cấp đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc từ chối ủy quyền, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có thể yêu cầu hộ kinh doanh báo cáo theo quy định tại Khoản 6 Điều 22 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Giấy tờ thay thế khi chưa có tài khoản định danh điện tử: Nếu chưa có tài khoản định danh điện tử để xác thực, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của người ủy quyền.

Cách Thức Thực Hiện Thủ Tục

Tóm lại, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong ba phương thức sau để thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung:

• Đăng ký trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
• Đăng ký qua dịch vụ bưu chính.
• Đăng ký qua mạng thông tin điện tử.

Lời khuyên cho hộ kinh doanh:

Để đảm bảo quá trình đăng ký thay đổi diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, chủ hộ kinh doanh nên:

Nắm rõ thời hạn: Thực hiện thủ tục trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ cần thiết theo từng trường hợp cụ thể để tránh việc phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần.

Ưu tiên hình thức điện tử: Nếu có đủ điều kiện, việc đăng ký qua mạng thông tin điện tử thường tiết kiệm thời gian và công sức hơn.

Những quy định mới trong Quyết định 2353/QĐ-BTC năm 2025 thể hiện sự nỗ lực của các cơ quan quản lý nhà nước trong việc cải thiện môi trường kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho sự phát triển của các hộ kinh doanh cá thể tại Việt Nam.

Để được tư vấn chi tiết hơn, khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:

Công ty Luật TNHH Bright Legal

Trụ sở chính:

Địa chỉ: Lô 128 Sunrise K, The Manor Central Park, đường Nguyễn Xiển, phường Thanh Liệt, thành phố Hà Nội

Điện thoại: 0866.625.968 - 0866.375.617

Hotline: 0913.899.635 - 0906.219.525

Email: [email protected]

Chi nhánh An Giang:

Địa chỉ: Phòng 2A, số 254 Nguyễn Trung Trực, đặc khu Phú Quốc, tỉnh An Giang

Điện thoại: 0775.921.888

Email: [email protected]

Chi nhánh Hà Tĩnh:

Địa chỉ: Số 03 Lý Nhật Quang, xã Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh

Điện thoại: 0906.219.525 - 0963.331.555