Phân tích cơ chế phân quyền cho kế toán khai thuế trên VNeID của doanh nghiệp

1. Bản chất pháp lý của việc phân quyền trên VNeID

Phân quyền trên VNeID không đơn thuần là một hành vi kỹ thuật trong ứng dụng công nghệ thông tin mà còn là một hành vi pháp lý có giá trị tương đương với việc ủy quyền theo Bộ luật Dân sự. Khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sử dụng tài khoản VNeID để phân quyền cho một cá nhân (ví dụ kế toán) thực hiện nghĩa vụ khai và nộp thuế thay cho doanh nghiệp, thì hành vi này được coi là một hình thức ủy quyền điện tử. Căn cứ pháp lý điều chỉnh bao gồm Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 59/2022/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019.

Do vậy, việc phân quyền không thể được xem nhẹ hoặc giao cho nhân sự thực hiện tùy tiện, mà phải đảm bảo về hình thức, nội dung, đối tượng được phân quyền và thời hạn cụ thể, tương tự như ủy quyền bằng văn bản truyền thống.

2. Chủ thể có thẩm quyền và đối tượng được phân quyền

Chỉ có người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đã được tích hợp định danh pháp nhân trên VNeID, mới có quyền thực hiện chức năng phân quyền. Hệ thống không cho phép bất kỳ cá nhân nào khác trong doanh nghiệp thực hiện phân quyền, ngay cả khi đó là giám đốc chi nhánh hay trưởng phòng tài chính, trừ khi họ đồng thời là đại diện pháp luật.

Người được phân quyền có thể là:

Kế toán nội bộ;

Đại lý thuế;

Cá nhân/tổ chức được doanh nghiệp thuê để làm dịch vụ kế toán.

Tuy nhiên, người này bắt buộc phải có tài khoản VNeID cấp độ 2, đã được xác thực tại cơ quan công an và đồng thời có liên kết với mã số thuế cá nhân nếu liên quan đến nghĩa vụ thuế. Việc kiểm soát đúng người, đúng tài khoản là yếu tố then chốt để đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch sau này.

3. Phân quyền trên VNeID có giá trị pháp lý tương đương chữ ký số?

Trong hệ thống VNeID, mỗi thao tác phân quyền và khai thuế đều được gắn với mã định danh cá nhân (của người được phân quyền) và mã định danh pháp nhân (của doanh nghiệp). Từ góc độ pháp lý, những giao dịch được xác thực bởi định danh điện tử cấp độ cao (đặc biệt là mức độ 2 trở lên) sẽ có giá trị pháp lý tương đương với giao dịch ký bằng chữ ký số.

Điều này đồng nghĩa với việc nếu xảy ra sai sót trong khai báo thuế, cơ quan thuế hoàn toàn có thể truy nguyên trách nhiệm từ chính tài khoản của người thực hiện, và doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm liên đới. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn người có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp để nhận phân quyền, thay vì chỉ chọn người quen biết hoặc làm thuê thời vụ.

4. Rủi ro pháp lý trong trường hợp sử dụng sai hoặc lạm dụng phân quyền

Một trong những rủi ro thường gặp là việc không giới hạn rõ phạm vi phân quyền, dẫn đến người được ủy quyền có thể truy cập vào các dữ liệu tài chính nhạy cảm hoặc thao tác vượt quá chức năng được giao. Nếu xảy ra hành vi gian lận, khai sai thuế, hoặc thất thoát dữ liệu, người chịu trách nhiệm trước pháp luật vẫn là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp – người đã thực hiện phân quyền.

Ngoài ra, trong trường hợp người được phân quyền nghỉ việc hoặc bị thay thế, nhưng doanh nghiệp quên thu hồi quyền truy cập trên VNeID, thì đây là lỗ hổng bảo mật lớn. Mặc dù hệ thống có thông báo nhắc nhở khi quyền sắp hết hạn, nhưng không tự động thu hồi nếu người đại diện không chủ động thao tác.

5. Ưu điểm và tiềm năng của mô hình phân quyền điện tử

Bên cạnh các rủi ro cần kiểm soát, mô hình phân quyền điện tử mang lại nhiều ưu điểm nổi bật:

Tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính: không cần in ấn, công chứng hoặc gửi văn bản ủy quyền truyền thống;

Tăng tính chủ động cho kế toán: có thể khai báo, nộp thuế đúng hạn mà không phải chờ đại diện pháp luật ký tay hay ký số;

Tăng cường bảo mật: việc gắn định danh cá nhân giúp dễ dàng truy vết hành vi sai phạm;

Tạo nền tảng số hóa sâu hơn: mô hình phân quyền có thể mở rộng sang nhiều thủ tục khác như BHXH, đăng ký lao động, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ...

Tuy nhiên, để tận dụng tốt các lợi ích này, doanh nghiệp cần đầu tư nâng cao năng lực số cho đội ngũ nhân sự, đặc biệt là bộ phận kế toán và pháp chế.

6. Đề xuất khuyến nghị cho doanh nghiệp khi phân quyền qua VNeID

Phân quyền theo từng nhóm chức năng cụ thể: ví dụ chỉ phân quyền khai báo thuế GTGT chứ không mở toàn bộ các báo cáo tài chính;

Thiết lập thời hạn ủy quyền ngắn hạn (3–6 tháng) để dễ kiểm soát và gia hạn khi cần;

Lưu giữ thêm văn bản nội bộ xác nhận việc phân quyền, có thể dưới dạng file PDF hoặc ghi biên bản nội bộ;

Tổ chức đào tạo nội bộ về sử dụng VNeID, đặc biệt là cho bộ phận kế toán, nhân sự, pháp lý;

Thường xuyên rà soát danh sách người đang có quyền trên hệ thống để thu hồi khi cần.

7. Kết luận

Việc sử dụng VNeID để phân quyền cho kế toán khai thuế là bước tiến quan trọng trong công cuộc số hóa và cải cách thủ tục hành chính tại Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ đây là một hành vi pháp lý có giá trị ràng buộc, không chỉ là thao tác công nghệ. Do đó, việc phân quyền cần được thực hiện một cách có trách nhiệm, có kiểm soát và luôn đi kèm với cơ chế thu hồi, giám sát chặt chẽ. Nếu làm đúng, đây sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả vận hành và tuân thủ pháp luật thuế trong kỷ nguyên số.

. Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ triển khai cơ chế phân quyền trên VNeID một cách hiệu quả, xin vui lòng liên hệ với Công ty Luật TNHH Bright Legal – đối tác pháp lý tin cậy, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi bước chuyển đổi số.

Công ty Luật TNHH Bright Legal - Khách hàng là trọng tâm

Trụ sở chính:

Địa chỉ: Lô 128 Sunrise K, The Manor Central Park, đường Nguyễn Xiển, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.

Điện thoại: 0866.625.968 - 0866375617

Hotline: 0913899635 - 0906219525

Email: [email protected]

Chi nhánh Kiên Giang

Địa chỉ: Số 254 Nguyễn Trung Trực, phường Dương Đông, Tp. Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang

Điện thoại: 0775.921.888

Email: [email protected]

Chi nhánh Hà Tĩnh

Địa chỉ: Số 03 Lý Nhật Quang, thị trấn Thạnh Hà, huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh

Điện thoại: 0906219525 - 0963331555