ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH THAY ĐỔI – DOANH NGHIỆP CÓ PHẢI LÀM THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐĂNG KÝ KINH DOANH?

Để giải đáp vấn đề này, ngày 05/4/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Công văn số 4370/BTC-DNTN hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính ngày 5 tháng 4 năm 2025. Dưới đây là những nội dung quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Doanh nghiệp không phải cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Theo Công văn 4370/BTC-DNTN, trong trường hợp địa giới hành chính được điều chỉnh nhưng không có thay đổi về vị trí thực tế của trụ sở doanh nghiệp (ví dụ: phường A được sáp nhập vào phường B hoặc đổi tên hành chính), thì doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh hoặc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay các giấy tờ liên quan.

Nói cách khác, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng các giấy tờ đăng ký hiện tại có ghi địa chỉ cũ cho đến khi phát sinh nhu cầu thay đổi các thông tin khác liên quan đến đăng ký kinh doanh.

Việc này giúp giảm thiểu thủ tục hành chính không cần thiết, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, nhất là trong các đợt điều chỉnh địa giới hành chính quy mô lớn mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh thực tế.

2. Không bắt buộc cập nhật địa chỉ trên hệ thống đăng ký kinh doanh

Một trong những điểm đáng chú ý khác trong Công văn 4370 là việc cập nhật địa chỉ trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp không phải là một nghĩa vụ bắt buộc nếu doanh nghiệp chỉ bị ảnh hưởng bởi việc thay đổi tên đơn vị hành chính, mà không có bất kỳ thay đổi nào khác.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi khác như: người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thành viên/cổ đông… thì việc cập nhật địa chỉ mới theo đơn vị hành chính sau điều chỉnh sẽ được thực hiện đồng thời trong hồ sơ thay đổi đó.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động lựa chọn thời điểm cập nhật thông tin địa chỉ mới, thay vì bị bắt buộc thực hiện ngay khi có quyết định thay đổi địa giới hành chính.

3. Một số lưu ý cho doanh nghiệp

Đối với các giao dịch thực tế: Trong quá trình ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng…, doanh nghiệp có thể cần thống nhất với đối tác hoặc ngân hàng về việc địa chỉ cũ ghi trên giấy tờ vẫn là hợp lệ, mặc dù tên đơn vị hành chính đã được đổi. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể trích dẫn văn bản của cơ quan nhà nước xác nhận việc thay đổi địa giới hành chính.

Đối với hệ thống phần mềm quản lý nội bộ hoặc khai thuế: Doanh nghiệp nên cập nhật địa chỉ theo tên địa giới hành chính mới để thống nhất với dữ liệu quản lý của các cơ quan nhà nước, dù việc này không bắt buộc. Điều này có thể giúp tránh nhầm lẫn khi tra cứu mã số thuế, lập báo cáo tài chính, kê khai thuế hoặc tham gia đấu thầu.

Đối với các đơn vị mới thành lập: Trường hợp doanh nghiệp thành lập sau thời điểm địa giới hành chính được điều chỉnh, thì địa chỉ đăng ký phải theo đúng tên đơn vị hành chính mới. Điều này cần được lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

Việc điều chỉnh địa giới hành chính là hoạt động mang tính quản lý nhà nước, không nhằm làm phát sinh thêm thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Với hướng dẫn tại Công văn số 4370/BTC-DNTN ngày 05/4/2025, các tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể yên tâm tiếp tục hoạt động mà không cần lo lắng về việc cấp đổi giấy tờ hay cập nhật thông tin địa chỉ khi không có thay đổi thực tế về địa điểm kinh doanh.

Thay đổi địa giới hành chính là việc của cơ quan nhà nước, nhưng tác động của nó có thể lan rộng đến hoạt động thường nhật của doanh nghiệp. Với tinh thần cải cách hành chính và hỗ trợ doanh nghiệp, hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Công văn số 4370/BTC-DNTN là bước đi tích cực, giảm bớt gánh nặng thủ tục, đồng thời mở ra không gian linh hoạt để doanh nghiệp tự chủ xử lý hồ sơ phù hợp với nhu cầu thực tế.

Hãy theo dõi Bright Legal để luôn cập nhật các chính sách mới nhất ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.